L’OTRO surveillera le milieu afin de déterminer le besoin de mettre à jour ou de créer des politiques. Cela comprendra la surveillance des éléments suivants :

• Modification législative ou réglementaire
• Changements dans le milieu des soins de santé qui doivent être abordés (changements au niveau de la pratique, de l’expérience des patients, des actualités et d’autres tendances)

L’OTRO veillera à ce que les politiques existantes soient examinées et mises à jour tous les cinq ans. Les documents plus urgents, tels que les énoncés de position, seront examinés sur une période plus courte de deux ans.

Une fois qu’il a été déterminé qu’une politique ou un autre document d’application de la réglementation doit être élaboré ou révisé, l’OTRO :

1. Confirmera que la politique relève du mandat de l’OTRO et que l’élaboration de la politique est justifiée, en fonction des principes directeurs du cadre stratégique de l’OTRO;
2. Examinera le cadre stratégique pour déterminer quel type de document est nécessaire (c.-à-d. politique, feuillet d’information, ligne directrice de pratique professionnelle, politique de pratique, ressource, etc.);
3. Effectuera une analyse documentaire afin de recueillir les données probantes les plus récentes sur le sujet;*
4. Effectuera une analyse juridictionnelle et du milieu afin de déterminer l’approche et la position adoptées par la profession ainsi que par tout autre ordre de santé réglementé pertinent, tant en Ontario qu’à l’étranger;*
5. Examinera l’expérience actuelle des patients sur la question (par exemple, les risques, les plaintes et les expériences existants ou prévisibles qui ont trait à la nécessité de l’élaboration ou de l’examen de la politique)*

* Dans certains cas, cela pourrait être appuyé par la formation d’un groupe de travail comprenant des experts externes en la matière, des patients et des membres du public.

Les renseignements recueillis ci-dessus seront analysés par l’OTRO et utilisés pour élaborer ou mettre à jour la politique ou le document connexe.

Une fois la politique ou le document connexe rédigé, il sera affiché pour une période de consultation publique de 30 à 60 jours. Cette plage de temps permet une flexibilité en fonction de l’urgence ou de la profondeur du sujet. L’OTRO encouragera la participation à la consultation par diverses méthodes, telles que ses moyens de communication existants, ses médias sociaux, ses groupes de discussion et ses groupes consultatifs de citoyens, en utilisant son processus de consultation publique pour orienter le niveau de participation (voir l’annexe 3). Afin d’assurer la transparence et d’encourager un dialogue ouvert, les commentaires seront affichés publiquement et anonymement et demeureront sur le site Web de l’OTRO après la fin de la consultation.

Une fois la période de consultation terminée, l’OTRO examinera les commentaires recueillis et, le cas échéant, apportera les changements pertinents à l’ébauche de la politique (ou du document connexe). Cela peut exiger des recherches et des analyses supplémentaires.

Une version finale du document sera élaborée. Tous les énoncés de position, politiques, lignes directrices de pratique professionnelle et politiques de pratique seront présentés au Conseil pour approbation (ainsi qu’un résumé des résultats de la consultation) (voir l’annexe 4).

Une fois approuvé et finalisé, le document nouveau ou révisé sera communiqué par les voies mentionnées ci-dessus.

La surveillance du respect de la politique et la mesure de ses résultats constituent un élément important du processus d’élaboration des politiques. L’OTRO évaluera continuellement à quel point la politique atteint l’objectif visé et, le cas échéant, déterminera les indicateurs qui mesurent les résultats liés à la politique.